Personvern i NORCE

NORCE er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene NORCE er ansvarlig for.

Det overordnede ansvaret for ivaretakelse av personvern ligger hos Camilla Stoltenberg, Konsernsjef.

NORCE sitt personvernarbeid koordineres av Renate Storetvedt Lien, Leder forskningsstøtte.

Personvernombud for NORCE er Ina Nepstad, seniorrådgiver på Personverntjenester ved Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør.

Du kan også laste ned erklæringen som en pdf.

Behandlingsansvarlig:

NORCE v/ Konsernsjef Camilla Stoltenberg
Postadresse: Postboks 22 Nygårdstangen, 5838 Bergen
Telefon: +47 56 10 70 00
E-post: post@norceresearch.no

Personvernkoordinator:
NORCE v/leder for forskningsadministrativ støtte Renate Storetvedt Lien
Postadresse: Postboks 22 Nygårdstangen, 5838 Bergen
Telefon: +47 92 89 80 57
E-post: reli@norceresearch.no

Personvernombud:
Ina Nepstad, seniorrådgiver Personverntjenester, Sikt -Kunnskapssektorens tjenesteleverandør
Adresse: Lars Hilles gate 22, 5008 Bergen
E-post: personvernombud@norceresearch.no

Vi behandler personopplysninger om deg i følgende situasjoner:

• Når du er ansatt hos oss eller utfører konsulentoppdrag for oss.
• Når du har vært i kontakt med, eller samarbeider med, våre ansatte.
• Når du søker jobb hos oss, eller er oppgitt som referanse av en jobbsøker.
• Når opplysninger om deg inngår i datamateriale i et av våre forskningsprosjekter.
• Når du er registrert i et av våre register.
• Når du deltar på kurs, seminarer, workshops eller andre arrangementer hos oss.
• Når du deltar i tiltak som vi leverer i regi av kunnskaps- og kompetansesenter.
• Når du abonnerer på våre nyhetsbrev.
• Når du besøker våre nettsider.
• Når du har tilgang til våre lokaler.
• Når du har tilgang til våre IT-tjenester eller er tilkoblet våre gjestenett.
• Når du representerer en leverandør, tilbyder, kunde eller finansiør som vi samarbeider med.
• Når du har mottatt honorar eller refusjon fra oss.
• Når du blir kontaktet som medierepresentant, premissleverandør eller interessent.

IT-plattform

NORCE sin IT-plattform består av fysisk infrastruktur, nettverk, PC-er, konfigurasjon, data, IT-tjenester inkludert interne og eksterne, med mer.

Datatrafikk og aktiviteter i IT-plattformen blir inspisert og logget. Dette blir brukt i feilsøking, avdekke og dokumentere eventuelle lovbrudd, avvik fra interne regler og rutiner eller andre brudd på vår informasjonssikkerhet.

Logger kan bli utlevert til eksterne samarbeidspartnere som NORCE har avtale med. Dette gjelder også for gjester som kobler til utstyr til IT-plattformen, typisk trådløst nettverk.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

Klassifisering og lagring av data og informasjon

NORCE har retningslinjer for klassifisering og lagring av data og informasjon. Klassifiseringen har betydning for hvor og hvordan informasjon skal behandles og lagres. IT-tjenestekatalog har oversikt over hvilke informasjonsklasser som er godkjent for de spesifikke IT-tjenestene og applikasjonene.

Bruk av kunstig intelligens (KI)

Høsten 2025 startet NORCE pilotering av Microsoft sin KI, Copilot for Microsoft 365 (M365). Det vil si at Copilot blir tilgengelig i M365 applikasjonene som Word, Outlook, Excel, Teams med mer. Det vil bli iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å i å vareta personvern.

Tekniske tiltak omfatter tilgangsstyring, deaktivering av visse funksjoner i Copilot som standardinnstilling, teknisk kontroll med enkelte informasjonskategorier som ikke skal forekomme i Microsoftmiljøet, klassifisering av data og tekniske tiltak som hindrer Copilot i å bruke personopplysninger lagret på epost og i chat. Tiltakene vil begrense Copilots tilgang til personopplysninger med særlige beskyttelsesbehov og informasjon i applikasjoner der de registrerte har en særlig forventning om konfidensialitet.

Organisatoriske tiltak inkluderer opplæring med fokus på riktig bruk og kvalitetssikring av output, i tillegg til økt fokus på informasjon om bruken av verktøyet til ansatte og eksterne. Dette skal hindre at feilinformasjon brukes videre og sikre tilstrekkelig åpenhet overfor de registrerte.

Overføringer til tredjeland (utafor EØS)

Dersom det er aktuelt å overføre data utenfor EU/EØS, gjøres det spesielle vurderinger og personvernombud involveres og overføringer skjer bare om det er i tråd med kap. 5 i GDPR.

Personer vi er i kontakt med

E-post, telefoni og arkiv

NORCE behandler personopplysninger om personer vi er i kontakt med. Dette skjer gjennom bruk av e-post, telefon, videokonferanse og andre samhandlingsverktøy, både internt og eksternt. Vi oppbevarer nødvendig informasjon for virksomheten i fil- og arkivsystemene våre.

Den enkelte ansatte har ansvar for å slette e-postmeldinger som ikke lenger er relevante. Når en ansatt slutter i NORCE, stenges vedkommendes e-postkonto og slettes etter 30 dager. Enkelte e-poster som er nødvendige for virksomheten vil likevel bli overført til kollegaer. Fortrolig informasjon sendes ikke via vanlig e-post. Slik informasjon sendes kun via kryptert e-post.

Arkivverdige dokumenter lagres i dokumentasjonssystemet vårt. Det daglige ansvaret for arkivet vårt er delegert til arkivansvarlig.

Behandlingen av personopplysninger om personer vi er i kontakt med skjer på grunnlag av NORCE sine berettigede interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er å kunne utføre vår virksomhet som forskningsinstitutt på en effektiv og sikker måte.

Bruk av personopplysninger i forskning

NORCE leverer forskning og innovasjon innen energi, helse, klima, miljø, samfunn og teknologi. Deler av forskningen vår innebærer bruk av forskningsdata som inneholder personopplysninger.

For å sikre personvern i forskningen, benytter vi personverntjenester fra Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Alle forskningsprosjekter som bruker person- eller helseopplysninger, må meldes til Sikt via deres meldeskjema. Sikts personverntjenester bistår NORCE med følgende:

• Generell informasjon, opplæring og rådgivning om behandling av personopplysninger og ivaretakelse av personvern i forskning
• Vurdering av bruk av personopplysninger i forskningsprosjekter, både før oppstart, underveis og ved avslutning av prosjektet.
• Håndtering av henvendelser fra registrerte (deltakere) i forskningsprosjekter.
• Varsling av, og eventuelt bistand ved, brudd på personopplysningssikkerheten eller andre brudd på personvernregelverket i alle faser av forskningsprosjekter.
• Gjennomføring av personvernkonsekvensvurderinger (Data Protection Impact Assessment - DPIA).
• Forhåndsdrøftinger og dialog med Datatilsynet.
• Utvikling og vedlikehold av systemer for innmeldinger og rådgivning, samt en oppdatert behandlingsprotokoll for forskningsprosjektene.
• Sikring av en offentlig tilgjengelig oversikt over behandlinger av personopplysninger til forskningsformål.

Forskningsdata som inneholder personopplysninger, skal behandles i tråd med våre retningslinjer for klassifisering og lagring av data og informasjon. Opplysningene er kun tilgjengelige for personer som har et legitimt behov for å behandle dem.

Hvert forskningsprosjekt gir informasjon til de registrerte (deltakerne) om hvilke personopplysninger som skal behandles, formålet med behandlingen, hvordan opplysningene skal behandles og hvilke rettigheter de registrerte har. Informasjonen gis som hovedregel direkte til de det gjelder. Dersom dette ikke er praktisk mulig, legges informasjonen ut på prosjektets nettside.

Behandling av personopplysninger i forskning vil som oftest skje på grunnlag av samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) eller fordi den er i allmennhetens interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav e). Det spesifikke behandlingsgrunnlaget for hvert forskningsprosjekt beskrives i informasjonen til de registrerte, og kommer frem av prosjektets oppføring hos Sikt.

Bruk av personopplysninger ved kunnskaps- og kompetansesenter

NORCE drifter flere kunnskaps- og kompetansesentre på vegne av norske myndigheter. Disse sentrene behandler personopplysninger både i forskning og til andre formål. Kunnskaps- og kompetansesentrene gir informasjon til de registrerte om hvilke personopplysninger som behandles, formålet med behandlingen, hvordan opplysningene behandles og hvilke rettigheter de registrerte har. Informasjonen gis både direkte til de registrerte og gjennom beskrivelse av aktivitetene på sentrenes nettsider.

Behandling av personopplysninger i denne sammenhengen vil i noen tilfeller utføres på grunnlag av samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og i noen tilfeller fordi den er i allmennhetens interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav e). Dette vil framgå av de ulike behandlingene, slik de registrerte er informert om.

Her finner du mer informasjon om aktivitetene ved våre kunnskaps- og kompetansesentre.

Deltakere på møter, seminar, konferanser, kurs og etterutdanningstiltak

Når du deltar på møter, seminar, konferanser, kurs, etterutdanningstiltak eller lignende hos NORCE, registrerer vi opplysninger som navn, e-post, arbeidssted, stilling og IP-adresse. På arrangementer hvor det skal serveres mat, stiller vi også spørsmål om matpreferanser/matallergier eller andre hensyn vi må ta. I enkelte tilfeller kan det være aktuelt med bilder og videoopptak under arrangement. Deltakerne vil bli informert i forkant og gis mulighet til å reservere seg mot slik deltakelse.

Deltakerlister med navn og annen relevant informasjon vil kunne deles med tredjeparter for rapporteringsformål. Personopplysninger som er nødvendige for fakturering, statistikk og rapporteringer, slettes så snart de ikke lenger er nødvendige for formålet. Øvrige personopplysninger slettes så snart arrangementet er avsluttet.

Vi arrangerer jevnlig faglige seminarer rettet mot forskningsmiljøer, brukere, oppdragsgivere, beslutningstakere og andre. Enkelte av våre enheter tilbyr også faste kurs- og undervisningstiltak. Informasjon om disse aktivitetene finnes på nettsiden til den aktuelle arrangøren i NORCE.

Vi behandler personopplysningene dine i forbindelse med deltakelse på grunnlag av NORCE sine berettigede interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Våre berettigede interesser er å gjennomføre arrangementer på en god måte og å kunne dokumentere deltakelse.

Når det gjelder opplysninger om matallergi eller andre helseforhold, vil vi be deg om ditt uttrykkelige samtykke før vi behandler slike (jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav a). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt. Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Abonnenter av nyhetsbrev

For å abonnere på nyhetsbrev fra NORCE må du oppgi e-postadressen din. Vi bruker e-postadressen din til å sende deg nyhetsbrev via tjenesten Mailchimp. E-postadressen blir ikke delt med andre tredjeparter, og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.

Mailchimp sine retningslinjer for informasjonskapsler.

Behandling av e-postadressen din i forbindelse med nyhetsbrevet vårt skjer på grunnlag av ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Registrering i forbindelse med fotografering og filming

NORCE tar i flere sammenhenger bilder eller video i forbindelse med aktiviteter som vi arrangerer eller deltar i. Personer som deltar i disse aktivitetene, kan bli fotografert eller filmet. Bildene og filmene lagres i vårt bildearkiv og brukes til omtale og profilering av NORCE.

I tråd med GDPR ber vi som hovedregel om samtykke til foto eller video og publisering av slikt materiale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Samtykke lagres sammen med bildet i vårt bildearkiv.

Når situasjonen eller aktiviteten er det egentlige motivet kan vi i stedet for samtykke vurderer at foto/filmopptak, lagring og publisering er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er i slike tilfeller formidling av vår virksomhet som forskningsinstitutt. Vår berettigede interesse må da veie tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Vi bruker bilder og filmopptak i vår eksterne formidling av forskning og innovasjon. Formidlingen kan for eksempel omfatte artikler med bilder eller video på vår nettside, poster i våre sosiale mediekanaler, årsrapporter, brosjyremateriell mm.

Bilder og filmopptak lagres i vårt bildearkiv sammen med navn på avbildede personer og samtykke. Tjenesten leveres av Fotoware.

I samtykke skriver du inn navn, e-postadresse og telefonnummer, samt et bilde av deg og din underskrift. Dette ber vi om for å ha kontaktopplysninger, samt å kunne deg kjenne deg igjen på bilder og knytte samtykket ditt til aktuelle bilder.

Alle data og bilder som lagres i Fotoware blir lagret i Europa.

Materialet lagres på ubestemt tid, med mindre annet er avtalt.

Mediekontakter og kontakter for premissleverandører, interessenter m.v.

NORCE samler og oppbevarer i noen tilfeller kontaktopplysninger fra offentlige kilder vi henter fra internett, om representanter for media, premissleverandører, interessenter og andre relevante kontaktpersoner. Dette gjør vi for å sikre effektiv kommunikasjon med dem det gjelder. Dersom en registrert slutter i sin stilling, sørger vi for at dennes personopplysninger slettes fra våre lister.

Behandlingen av kontaktopplysninger utføres på grunnlag av NORCE sin berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er å kommunisere om virksomheten vår og samhandle effektivt med media, premissleverandører, interessenter og andre relevante aktører.

Besøkende på våre nettsider

På norceresearch.no bruker vi informasjonskapsler (cookies) for å registrere hvordan de besøkende bruker nettsiden. I tillegg samler vi inn personopplysninger når besøkende melder seg på webinarer, kurs, konferanser eller nyhetsbrev via nettsiden.

Les mer om NORCE sin bruk av informasjonskapsler, og behandlingsgrunnlaget for dette, i vår cookie-erklæring: https://www.norceresearch.no/o....

Samarbeidspartnere

Når du er samarbeidspartner med NORCE, kan personopplysninger om deg inngå i søknader og tilbud vi sender og i prosjekter vi gjennomfører. Du har i den forbindelse gjerne gitt oss CV, timepris, kompetansebeskrivelse og andre opplysninger som kreves i søknad, tilbud eller prosjektgjennomføringen. I felles prosjektgjennomføring har vi også gjerne kontakt- og deltakerlister, møtereferater og lignende dokumenter som inneholder personopplysninger.

Personopplysningene lagres i vårt arkiv og filsystem, i søknads- og prosjektmapper og på felles plattform for prosjektsamarbeidspartnere.

Prosjektsamarbeid og felles resultater vil være synlig på våre nettsider og i Nasjonalt vitenarkiv.

NORCE bruker Nasjonalt vitenarkiv for å gi åpen tilgang til rapporter, serier, filmer, lydopptak og annet materiale som er produsert ved institusjonen eventuelt i samarbeide med andre.

Mer informasjon om Nasjonalt vitenarkiv (NVA)

NORCE tilgjengeliggjør sine resultater i Nasjonalt vitenarkiv. Publikasjoner som du er medforfatter på med våre forskere vil bli registrert her. Som samarbeidspartner på publikasjoner vi registrerer, knytter vi navn og publikasjonsadresse til publikasjonen. Faglig ansatte og administrative personer som har roller i nasjonalt vitenarkiv, registreres med flere personopplysninger.

Behandlingen av personopplysninger i denne sammenhengen utføres på grunnlag av NORCE sin berettigede interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er å kunne utføre vår virksomhet som forskningsinstitutt og gjennomføre samarbeidsprosjekter på en effektiv måte.

Kontaktpersoner hos kunder, finansiører, leverandører og tilbydere

Dersom du er kontaktperson for en kunde, finansiør, leverandør eller tilbyder, behandler kontaktopplysninger om deg knyttet til din arbeidsplass. Dette kan inkludere opplysninger som e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel. Slike opplysninger vil lagres i dokumenter i vårt arkiv og filsystem.

I forbindelse med prosjektevaluering kan du som kontaktperson bli kontaktet for å gi oss en evaluering. Evalueringen lagres i spørreskjemaverktøyet som du får henvendelsen fra.

I konkurranser om oppdrag kan vi bli avkrevd å dokumentere referanseprosjekter vi har gjennomført. I slike tilfeller kan vi oppgi dine kontaktopplysninger knyttet til arbeidsplassen din.

Behandlingen av disse personopplysningene utføres på grunnlag av NORCE sine berettigede interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Våre berettigede interesser er å kunne utføre vår virksomhet som forskningsinstitutt og sikre effektiv kommunikasjon og samarbeid med kunder, finansiører, leverandører og tilbydere.

Søkere til stillinger i NORCE

Dersom du søker jobb hos NORCE, behandler vi personopplysninger om deg for å vurdere søknaden din. Dette inkluderer opplysningene du gir oss i dokumenter som søknad, CV, vitnemål og attester, samt opplysninger vi samler under eventuelle intervju. NORCE kan også gjennomføre egne undersøkelser, som å kontakte referansene du har oppgitt.

NORCE bruker jobbsøkeportalen Jobbnorge til å administrere søknader på våre ledige stillinger.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og kontakte referanser skjer på grunnlag av at det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at du som jobbsøker ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen. Dersom dette blir aktuelt, vil det bli avtalt med deg som søker.

Dersom du i søknad eller intervju selv oppgir helseopplysninger, for eksempel at du har en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet, vil vi behandle disse opplysningene på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt. Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Stillingssøknader oppbevares i Jobbnorge sitt jobbsøkersystem og slettes 6 måneder etter at stillingen er besatt. Dersom du ansettes i en stilling hos oss, overføres søknaden til din personalmappe.

Ansatte

Ansatte i NORCE blir i egenskap av sine ulike stillinger registrert i ulike IT-systemer og tjenester. Disse systemene kan enten driftes av NORCE selv eller av eksterne leverandører. Alle ansatte er registrert i våre sentrale systemer, som for eksempel ERP- og HRM-systemer, autentiseringssystemer, arkivsystemer, adgangskontrollsystemer og saksbehandlersystemer. I tillegg kan ansatte bli registrert i andre systemer som kreves for å kunne utføre oppgaver knyttet til den konkrete stillingen.

Informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om våre ansatte i NORCE finnes på intranettet om Personvern i NORCE. Her finner du også vår personvernprotokoll for ansatte og tilknyttede personer.

NORCE behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn, utføre personaloppgaver og for å sikre at den ansatte kan utføre de arbeidsoppgavene de er ansatt for å gjøre. I visse tilfeller vil det også være nødvendig at vi deler dine personopplysninger med andre instanser. Behandlingene skjer fordi de er nødvendige for å oppfylle en (arbeids)avtale som den ansatte er part i (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller fordi de er nødvendige for å oppfylle en rettslig plikt som vi er pålagt (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

Honorar- og refusjonsmottakere

For å kunne utbetale honorar registrerer vi nødvendige opplysninger i vårt lønnssystem. Dette inkluderer informasjon om honorarbeløp, skatteprosent, skattekommune, kopi av pass (for utenlandske statsborgere uten arbeidstillatelse i Norge), utlegg som refunderes, diettsatser og bankkontonummer. Refusjon av utlegg kan også gjøres via leverandørutbetaling. Da lagres opplysninger som navn, adresse, bankkontonummer og dokumentasjon av hva som refunderes i fakturabehandlingssystemet.

Tilgang til disse opplysningene begrenses gjennom tilgangsstyring i lønnssystem, fakturabehandlingssystem, hovedbok og rapportverktøy.

I henhold til bokføringsloven plikter NORCE å oppbevare regnskapsbilag for utbetalinger i 5 år etter regnskapsårets slutt. Våre kunder kan kreve lengre oppbevaring, noe som vil komme frem av kontraktene for de enkelte prosjektene. Regnskapsbilag slettes 15 år etter regnskapsårets slutt.

Behandlingene av personopplysninger i forbindelse med utbetaling av honorar og refusjoner utføres fordi de er nødvendige for å oppfylle en rettslig plikt som vi er pålagt (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) eller på grunnlag av NORCE sine berettigede interesser (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Våre berettigede interesser er å kunne utbetale honorar og refusjoner på en korrekt måte og oppfylle dokumentasjonskrav overfor oppdragsgivere.

Besøkende på våre lokasjoner

NORCE har flere lokasjoner, og på noen av disse er det montert kamera både innendørs og ved inngangsdørene. Formålet med vår kameraovervåkning er:

• Å forebygge anslag, innbrudd, tyveri og hærverk mot våre bygg og anlegg.
• Å sikre bevis i forbindelse med eventuelle straffesaker.
• Å ivareta sikkerheten til ansatte og besøkende.

På alle lokasjonene med kamera er det satt opp tydelige skilter ved innganger og innkjørsler som varsler om at området er kameraovervåket.

Betjeningen i resepsjonen på aktuell lokasjon kan se oversiktsbilder fra kameraene. Opptakene går kontinuerlig. Det er i tillegg sensorer som kan sende alarm til vaktselskap. Ved slik alarm kan vaktselskapet få tilgang til aktuelle kameraer for å vurdere situasjonen.

Det er kun dedikerte ansatte som har tilgang til opptakene, og alle uttak av opptak blir loggført.

Opptak slettes automatisk etter 7 dager, med mindre det foreligger saklig grunn til å beholde dem lenger, for eksempel dersom politiet har iverksatt etterforskning i forbindelse med innbrudd eller andre kriminelle handlinger. I slike tilfeller kan opptakene lagres i inntil 30 dager.

På enkelte lokasjoner registreres besøkendes opplysninger, som navn, firma og hvem de besøker. Opplysningene registreres i huseiers besøkssystem, som administreres av huseiers resepsjon. Informasjonen registreres av sikkerhetshensyn, og lagres i tilgangsstyrt system opptil 180 dager.

Behandlingen av personopplysningene utføres fordi vi har vurdert at den er nødvendig for å ivareta NORCE sine berettigede interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er å sikre tilgangen til lokalene og beskytte ansatte, gjester og eiendom.

Dine rettigheter

Som registrert har du flere rettigheter etter personvernlovgivningen:

• Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned etter vi har mottatt henvendelsen din.
• Du kan be om en kopi av alle personopplysninger vi behandler om deg.
• Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
• I noen situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg.
• I noen situasjoner kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
• Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere mot denne behandlingen.
• Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg selv eller til annen behandlingsansvarlig.
• Du kan klage på vår behandling av dine personopplysninger.

NORCE har plikt til å gi deg informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. I tillegg har forskningsansvarlige, prosjektledere og dataforvaltere i våre forskningsprosjekter, registre, undervisnings- og programtiltak ansvar for å sikre åpenhet rundt sin bruk av personopplysninger.

Som registrert har du rett til å vite hvilke opplysninger som er registrert om deg, og til å få innsyn i disse opplysningene. Dersom du mener at opplysningene er feilaktige eller mangelfulle, kan du i utgangspunktet kreve retting. Dersom opplysningene som er registrert om deg føles sterkt belastende for deg, kan du be om at de sperres eller slettes. Ta i tilfelle kontakt med prosjektlederen for det aktuelle forskningsprosjektet.

Du kan når som helst og uten særskilt begrunnelse trekke et samtykke, for eksempel et samtykke til deltakelse i et forskningsprosjekt.

Det finnes enkelte begrensinger i rettighetene til innsyn, retting og begrensning av behandling, jf. personopplysningsloven § 17. Adgangen til å kreve destruksjon, sletting eller utlevering gjelder ikke dersom materialet eller opplysningene er anonymisert.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte NORCE som behandlingsansvarlig eller vårt personvernombud.

Les mer om dine rettigheter som registrert på Datatilsynets sider.

Dersom du mener at vi ikke overholder reglene i personvernlovverket, oppfordrer vi deg til å kontakte oss gjennom den kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si ifra om noe i fortrolighet.

Dersom du ønsker å klage på vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Mer informasjon om hvordan du kan klage finner du på Datatilsynets nettsider.